Ein/e Personalsachbearbeiter/in ist in fast jeder Branche gefragt – nämlich überall dort, wo Personen beschäftigt werden. Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalaktenführung, Ausstellung von Bescheinigungen für Mitarbeiter/innen, Verwaltungsaufgaben, Klärung von Personalfragen – das sind nur einige Beispiele dafür, was die Arbeit eines/-r Personalsachbearbeiter/in ausmacht.
Die Berufsbezeichnung “Personalsachbearbeiter/in” wird nicht durchgängig verwendet. Andere gängige Bezeichnungen sind “HR-Sachbearbeiter/in”, “Fachkraft Personalwesen” oder “Sachbearbeiter/in Human Resources”. Es handelt sich um Synonyme. Gemeint ist immer die gleiche Art von Position, Funktion und Tätigkeit.
Was macht ein/e Personalsachbearbeiter/in?
Ein/e Personalsachbearbeiter/in übernimmt in erster Linie administrative Aufgaben im Personalbereich. Menschen mit Jobs in dem Bereich sind mit diesen Routinetätigkeiten im Alltag konfrontiert:
- Führung und Verwaltung von Personalakten, Pflege von Personalstammdaten
- Lohn- und Gehaltsabrechnung, Prüfung von Reisekostenabrechnungen
- Bewerbungsmanagement und Personalplanung
- Personalprojekte
- Büroorganisation
- administrative Begleitung von Stellenwechseln, Neubesetzungen, Stellenänderungen
- Vorbereitung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen
- Führung des Schriftverkehrs im Zusammenhang mit Personalangelegenheiten
- Ausstellen von Bescheinigungen, Erteilung von Auskünften
- Überwachung von Arbeits- und Fehlzeiten, Führung von Urlaubslisten
In kleineren Betrieben und Einrichtungen müssen diese Aufgaben oft von einer Person abgedeckt werden. Personalsachbearbeitung erfordert dann ein Allround-Talent. Bei größeren Personalabteilungen sind die Aufgaben auf mehrere Sachbearbeiter/innen verteilt, sodass eine Spezialisierung möglich ist. Das hängt allerdings auch von der jeweiligen Organisation ab.
Führungsverantwortung und Personalentscheidungen
Personalsachbearbeitung ist normalerweise nicht mit Führungsverantwortung verbunden. Insbesondere gehört es nicht zur Aufgabe und Kompetenz des/-r Personalsachbearbeiters/-in, Personalentscheidungen zu treffen. Wohl kann Personalsachbearbeitung aber bedeuten, Personalentscheidungen vorzubereiten und Personalverantwortliche bei der Entscheidungsfindung administrativ zu unterstützen.
Personalsachbearbeiter/in Ausbildung – Übersicht
Die Ausbildung zum/-r Personalsachbearbeiter/in ist nicht gesetzlich geregelt. Der Zugang ist über verschiedene Fortbildungen möglich. In der Regel qualifiziert man sich eine Ausbildung in kaufmännischen oder verwalterischen Branchen mit einer zusätzlichen Weiterbildung im Bereich “Personalsachbearbeitung” für den Job.
Die Weiterbildungen finden üblicherweise berufsbegleitend statt. Bei vielen IHK (Industrie- und Handelskammern) besteht die Möglichkeit, sich im Rahmen eines Zertifikatslehrgangs als Personalsachbearbeiter/in zu qualifizieren. Private Bildungsträger bieten eigene, ähnlich ausgerichtete Ausbildungen an.
Personalsachbearbeiter/in – Zugangsvoraussetzungen
Es gibt keine allgemeingültigen Zugangsvoraussetzungen, um als Personalsachbearbeiterin oder Personalsachbearbeiter tätig sein zu können. Die Anforderungen werden vom jeweiligen Arbeitgeber nach eigenen Maßstäben festgelegt.
Erwartet werden üblicherweise eine kaufmännische Grundausbildung und eine Zusatzqualifizierung im Personalwesen bzw. in der Sachbearbeitung. Das ist aber nicht zwingend. Nicht wenige Kräfte in der Personalsachbearbeitung haben ihren Beruf durch “Learning by Doing” erlernt.
Um zu einer IHK-Prüfung im Rahmen einer Weiterbildung in der Personalsachbearbeitung zugelassen zu werden, wird in der Regel ein abgeschlossene Berufsausbildung – zum Beispiel eine kaufmännische Ausbildung – und Berufserfahrung erwartet. Die Erfüllung der Voraussetzungen ist durch eine Bescheinigung des Arbeitgebers nachzuweisen.
Personalsachbearbeiter/in – Ausbildungsform und Ausbildungsaufbau
Die Weiterbildung zum/-r Personalsachbearbeiter/in, bei der am Ende eine Prüfung steht, kann berufsbegleitend belegt werden. Sie richtet sich an Personalassistenten/-innen, Mitarbeiter/innen in Personalabteilungen mit geringen Vorkenntnissen (Quereinstieg) oder erster kurzer Erfahrung im Personalwesen. Ebenfalls angesprochen sind Seiten- und Berufseinsteiger/innen, ebenso Kaufleute im Bereich Personaldienstleistungen.
Die Ausbildung in diesem Berufsbild findet meist in Form von Präsenz-Kursen statt, in denen das nötige Fachwissen vermittelt wird, manchmal ergänzend auch in Form von Webinaren.
Personalsachbearbeiter/in – Inhalte der Ausbildung
Die Inhalte der Ausbildung zum/-r Personalsachbearbeiter/in werden von jedem Bildungsträger festgelegt und sind auch im Bereich der IHK’s nicht einheitlich strukturiert. Grundsätzlich umfasst die Ausbildung zwei Schwerpunkte zu Personalthemen, die häufig als eigenständige Module angeboten werden:
- Personalwesen: Hier geht es um allgemeine Fragen der Personaladministration und Personalsachbearbeitung.
- Lohn- und Gehaltsbuchhaltung: Im Fokus stehen Arbeitsentgeltabrechnung, Abrechnung und Abführung der Lohnsteuer, Abrechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge.
Konkrete, weitere Ausbildungsinhalte im Bereich/Modul Personalwesen sind zum Beispiel:
- Aufgaben des Personalwesens/Funktion der Personalabteilung
- Formulierung von Stellenbeschreibungen
- Grundlagen des Arbeits- und Arbeitsvertragsrechts
- Grundlagen des Betriebsverfassungs-, Tarif- und Mitbestimmungsrechts
- Entgeltfindung und Entgeltbestandteile
- Entgeltfortzahlung, Mutterschutz und Elternurlaub
- Störungen im Arbeitsverhältnis, Freistellungen, Arbeitsbeendigung und Kündigung
- Organisation der Personalsachbearbeitung
Im Bereich/Modul Lohn- und Gehaltsbuchhaltung geht es u.a. um:
| Bereich | Details |
| Entgeltabrechnung | Abrechnung des laufenden Arbeitsentgelts, Abrechnung von Einmal- und Sonderzahlungen, Abrechnung von sonstigen Bezügen, Abrechnung bei Mutterschutz, Elternzeit, Minijobs usw., Jahresanfangs- und Jahresabschlussarbeiten, Bewertung von Sachbezügen, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Sonderthemen: Lohnpfändungen, Betriebliche Altersversorgung (z.B. mit Programmen wie Datev) |
| Lohnsteuer | ärztlichen Grundfertigkeiten, ärztlicher Gesprächsführung, Krankheit, Krankheitsursachen und Krankheitsbildern, Haut und Sinnesorgane, Gehirn und Nervensystemen, Innerer Medizin, Dermatologie, Chirurgie, Organmorphologie (Sezierübungen an Organpräparaten), Endokrinologie und Stoffwechsel, sowie Ernährung und Verdauung |
| Sozialversicherungsbeiträge | Grenzwerte und Rechengrößen in der Sozialversicherung, Faktoren der Beitragsberechnung, Beitragsabführung/Fälligkeiten, Krankenkassenzuständigkeit/-wahlrechte, Beitragsberechnung bei Einmalzahlungen |
Personalsachbearbeiter/in – Ausbildungsdauer
Es gibt keine einheitliche Ausbildungsdauer für die Qualifizierung zum/-r Personalsachbearbeiter/in. Die Weiterbildungsangebote sind in der Regel auf mehrere Monate angelegt. Üblich sind Kursdauern von zwei bis sechs Monaten. Wegen der berufsbegleitenden Ausbildungsgestaltung findet der Unterricht meist abends und/oder am Wochenende statt.
Personalsachbearbeiter/in – Ausbildungsorte
Die Ausbildung zum/-r Personalsachbearbeiter/in erfolgt in den Ausbildungseinrichtungen/-räumlichkeiten von Industrie- und Handelskammern oder privaten Bildungsträgern. Manche Ausbildungsinhalte werden bei einigen Anbietern auch in Form von Webinaren vermittelt.
Personalsachbearbeiter/in – Ausbildungsabschluss
Am Ende der Ausbildung eines/-r Personalsachbearbeiters/-in steht in der Regel ein schriftlicher Abschlusstest. Neben dem erfolgreichen Bestehen des Tests wird oft der Nachweis einer mindestens 80-prozentigen Präsenz in den Kursveranstaltungen gefordert. Manchmal werden neben dem Hauptzertifikat “Personalsachbearbeiter/in (IHK)” auch noch Einzelzertifikate für die einzelnen Module der Ausbildung den Personalsachbearbeitern/-innen ausgestellt. Das kann zum Beispiel ein Zertifikat für den Zertifikatslehrgang “Personalwesen” und ein Zertifikat für den Zertifikatslehrgang “Lohn- und Gehaltsbuchhaltung” sein.
Personalsachbearbeiter/in – Gehalt während der Ausbildung
Da es sich um eine berufsbegleitende Ausbildung handelt, in der man das Know-How für den Job als Personalsachbearbeiter/in lernt, wird keine Vergütung gezahlt. Das reguläre Gehalt des Unternehmens, für das man arbeitet, läuft während der Qualifizierungsmaßnahme weiter.
Die Zertifikatslehrgänge bei der IHK sind zum Beispiel kostenpflichtig. Es fallen Kursgebühren von mehreren hundert Euro bis deutlich über tausend Euro an. Fortbildungskosten sind von der Steuer absetzbar. Tipp: Eventuell übernimmt auch der Arbeitgeber die Kosten der Zusatzqualifizierung bzw. beteiligt sich daran.
Wie viel verdient man als Personalsachbearbeiter/in?
Das Personalsachbearbeiter-Gehalt nach der Umschulung oder Weiterbildung bewegt sich in einer Bandbreite von 32.000 Euro bis 45.000 Euro Jahreseinkommen. Der Mittelwert liegt bei rund 37.500 Euro. Die Vergütung hängt von der persönlichen Qualifikation und der Berufserfahrung ab, ist aber auch eine Frage des jeweiligen Arbeitgebers und der persönlichen Soft Skills. Mit längerer Berufserfahrung und Beschäftigungsdauer steigt das Gehalt.
Personalsachbearbeiter/in Stellenangebote
Personalsachbearbeiter/in – Aufgaben im Arbeitsalltag
Im Folgenden werden einige typische Aufgaben näher vorgestellt, die bei Mitarbeitern/-innen, die als Personalsachbearbeiter/in arbeiten, im Arbeitsalltag Relevanz haben. Wie bereits erwähnt, liegt es auf der Hand, dass diese alle mit dem Personal bzw. Team in einem Unternehmen zu tun haben.
Führung von Personalakten
Die Führung von Personalakten ist üblich und eine wichtige Aufgabe. In der Personalakte werden alle Unterlagen und Dokumente im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis erfasst. Die Akte wird fortlaufend aktualisiert. Bei Personalakten gelten besondere Anforderungen bezüglich Kontinuität, Vollständigkeit und Wahrheit. Außerdem ist auf Datenschutz und Vertraulichkeit zu achten.
Bewerbungsmanagement
Die Personalsachbearbeitung kümmert sich um administrative Aufgaben im Zusammenhang mit Bewerbungsverfahren. Das betrifft zum Beispiel: erstellen der Stellenangebote, Auswertungen und Bearbeitung von Bewerbungen, Schriftverkehr mit Bewerbern/-innen zur Unterstützung der Chefs/-innen (Einladung/Absagen), Terminmanagement bei Vorstellungsgesprächen (Zeit, Ort etc.) und Überwachung des Bewerbungsprozesses.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Dieses Tätigkeitsfeld weist enge Berührungspunkte zur Buchhaltung auf. Aufgaben sind u.a.: Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Aufbereitung und Sortieren von Daten für die Buchhaltung, Prüfung von Reisekostenabrechnungen und ggf. Abrechnung von Überstunden und Zulagen.
Arbeitszeiterfassung und -überwachung
Arbeitszeiterfassung dient nicht nur der Überwachung, sondern ist auch gesetzlich vorgeschriebener Teil des Arbeitsschutzes. Die Zeiterfassung ist Arbeitnehmer-Sache.
Die Personalsachbearbeitung prüft jedoch, ob die Arbeitspflicht zeitlich erfüllt ist und ob die Arbeitszeitbestimmungen eingehalten sind. Die Erfassung von Urlaubs-, Krankheits- und sonstigen Fehlzeiten ist ggf. für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen der Personalsachbearbeitung relevant. Das gilt auch für die richtige Erfassung von Überstunden, Wochenend- oder Feiertagsarbeit.
Arbeitsverträge und Zeugnisse
Die Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Vertragsentwürfen, Zeugnissen und sonstigen Dokumenten, Unterlagen, Bescheinigungen und Nachweisen im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis ist eine weitere Aufgabe der Personalsachbearbeitung.
Weitere Aufgaben
Darüber hinaus umfassen Berufsaussichten für ein/e Personalsachbearbeiter/in weitere, vielfältige Aufgaben. Dazu gehören etwa
- personalbezogene Abklärungen mit Sozialversicherungsträgern und staatlichen Behörden
- Erteilung von Auskünften an Beschäftigte (zu Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeiten, Mutterschutz, Elternzeit usw.) oder allgemeiner Schriftverkehr in Personalangelegenheiten
Eine akribische, genaue und vorausschauende Arbeitsweise ist für alle vorgestellten Tätigkeiten relevant.
Personalsachbearbeitung – Fachrichtungen
Es gibt grundsätzlich zwei schwerpunktmäßige fachliche Ausrichtungen für eine/n Personalsachbearbeiter/in: die allgemeine Personalverwaltung und die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. In größeren Unternehmen sind diese Funktionen oft personell und organisatorisch getrennt, in kleineren unter einem Dach bzw. in einer Person vereint.
Personalsachbearbeiter/in – Arbeitsorte
Als Personalsachbearbeiter/in kann man quasi überall dort arbeiten, wo es Personalabteilungen gibt: Daher ist Personalsachbearbeitung in praktisch jedem Unternehmen, bei allen öffentlichen Einrichtungen und Institutionen mit einer Mehrzahl an Beschäftigten erforderlich. Gerade bei kleineren Unternehmen wird die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung häufig an Steuerberater/innen ausgelagert. Im Unternehmen verbleibt dann nur die allgemeine Personalverwaltung.
Personalsachbearbeiter/innen sind durchweg in Anstellungsverhältnissen tätig. Für die Selbständigkeit – zum Beispiel als Personaldienstleistung oder Personalberatung – werden üblicherweise höherwertige Qualifikationen benötigt. Eine freiberufliche Tätigkeit als Coach ist aber mit ausreichend Vorerfahrung denkbar.
Weiterbildungsmöglichkeiten für Personalsachbearbeiter/innen
Aufbauend auf einer kaufmännischen Ausbildung und ggf. einer Fortbildung zum/-r Personalsachbearbeiter/in sind weitere Qualifikationen für noch differenzierter Personalaufgaben möglich. Mögliche Qualifikationen sind:
- Personal(fach)kauffrau/-mann: ist ein offiziell anerkannter Ausbildungsabschluss auf Basis einer bundesweit gültigen Rechtsverordnung mit einer bundeseinheitlichen IHK-Prüfung. Der Abschluss ist mit der Meister-Qualifikation im Handwerk vergleichbar. Personalfachkaufleute nehmen ähnliche Aufgaben wie Personalsachbearbeiter/innen wahr – aber mit mehr Selbständigkeit und Verantwortung.
- Personaldienstleistungsfachwirt/in: ist ebenfalls ein offizieller Ausbildungsabschluss auf Meister-Niveau mit bundeseinheitlicher IKH-Prüfung. Die Ausbildung zielt vor allem auf eine spätere Tätigkeit bei Personaldienstleistern (Personalvermittlungen, Personalberatungen, Zeitarbeitsfirmen). Personaldienstleistungsfachwirte/-innen sind aber auch in Personalabteilungen von größeren Unternehmen tätig.
- staatlich geprüfte/r Betriebswirt/in für Personalwirtschaft: staatlich geprüfte/r Betriebswirt/in ist eine höhere kaufmännische Qualifikation, die an Fachakademien und Fachschulen für Wirtschaft erworben werden kann. Dabei stehen verschiedene Schwerpunkte zur Auswahl, u.a. im Bereich Personalwirtschaft. Die Ausbildung dauert in Vollzeit rund zwei Jahre, in Teilzeit bzw. berufsbegleitend drei bis vier Jahre.
- Personalreferent/in: ist weniger ein Ausbildungsgang als eine Positionsbezeichnung für Mitarbeiter/innen mit anspruchsvolleren Personalaufgaben. Personalreferenten/-innen kümmern sich um Recruiting, Personalbetreuung und Personalentwicklung. Zum Teil gibt es eigene Ausbildungsangebote mit dem Abschluss “Personalreferent/in”. Oft wird bei dieser Tätigkeit ein Studium erwartet.
Studium und weitere Möglichkeiten
Mit einem Studium “Personalmanagement” erwirbt man die “Eintrittskarte” für Tätigkeiten im Personalwesen mit noch mehr Verantwortung und ggf. auch in leitender Position. Entsprechende Studiengänge werden von etlichen privaten und staatlichen Hochschulen angeboten. Es handelt sich dabei in der Regel um ein Bachelor-Studium, das sowohl als Präsenzstudium als auch als Fernstudium stattfinden kann. Ein Zugang ist teilweise ohne Erfüllung der schulischen Hochschulvoraussetzungen möglich.
Darüber hinaus lohnt sich der Besuch von Fortbildungen zu speziellen Programmen, mit denen ein/e Personalsachbearbeiter/in im Alltag häufig zu tun hat, wie z.B. SAP-Software, Datev oder auch Salesforce. In der Regel erhält man dafür entsprechende Zertifikate.
Passende Stellenangebote finden
Medi-Karriere ist ein Info- und Karriereportal für Berufe im Gesundheitswesen. Deshalb gibt es hier in der Stellenbörse auf der Webseite unter anderem Personalsachbearbeiter-Jobs, Stellen für Medizincontroller sowie Stellenangebote in der Verwaltung zu finden.
Häufige Fragen
- Wie viel verdient man als Personalsachbearbeiter/in?
- Wie lange dauert die Ausbildung zum/-r Personalsachbearbeiter/in?
- In welche Entgeltgruppe fällt man als Personalsachbearbeiter/in?
- Was sind die Unterschiede zwischen “Bürokauffrau/mann”, “Personalreferent/in” und “Personalsachbearbeiter/in”?
Das Personalsachbearbeiter-Gehalt bewegt sich je nach Arbeitgeber, Berufserfahrung, Beschäftigungsdauer und Art der Tätigkeit in einer Größenordnung von 32.000 Euro bis 45.000 Euro pro Jahr.
Die Dauer der Weiterbildungslehrgänge zum/-r Personalsachbearbeiter/in variiert von Anbieter zu Anbieter. Üblich sind Ausbildungszeiträume von zwei bis sechs Monaten. Manchmal dauert die Ausbildung auch bis zu einem Jahr und länger.
Im TVöD (Tarife für den öffentlichen Dienst) werden Personalsachbearbeiter/innen in Abhängigkeit von den Aufgabenschwerpunkten in den Entgeltgruppen 8 bis 9b zugeordnet.
“Bürokauffrau/mann” ist ein staatlich anerkannter Ausbildungsabschluss, der für kaufmännische Bürotätigkeiten in unterschiedlichen Bereichen qualifiziert. Dazu kann auch Personalwesen gehören. “Personalsachbearbeiter/in” wird man mit einem Weiterbildungslehrgang, der gezielt auf Sachbearbeitung in Personalabteilungen abgestellt ist. “Personalreferent/in” ist eine höher qualifizierte Funktion in Personalabteilungen – zuständig für Recruiting, Personalbetreuung und Personalentwicklung.
