Dienstplanung in der Pflege: Inhalt, Aufbau und Tipps

Dienstplanung in der Pflege ist besonders wichtig, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Denn: In Pflegeeinrichtungen herrscht rund um die Uhr Betrieb. Außerdem sind eine Menge Personen in diesen Prozess eingebunden, damit eine gute Patientenversorgung dauerhaft sichergestellt werden kann. Aus diesem Grund ist es essentiell wichtig, dass jede/r genau weiß, wann und wo man zu erscheinen hat. Mithilfe einer gründlichen Dienstplanung in der Pflege lässt sich diese Aufgabe bewerkstelligen. Was das genau ist, worauf man bei der Erstellung eines Dienstplanes dringend achten sollte und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen es dafür gibt, wird in diesem Beitrag behandelt.

Dienstplanung in der Pflege – Definition und Bedeutung

Der Dienstplan stellt ein wichtiges Instrument zur Planung der Personalwirtschaft dar, was vor allem in einer Pflegeenrichtung von entscheidender Bedeutung ist. Mithilfe eines Dienstplanes kann man die zur Verfügung stehenden Arbeitskräfte zeitlich und räumlich einteilen sowie den Personalbedarf nach erforderlicher Anzahl und Kompetenzbereich decken. Dabei sollte man im Rahmen einer Dienstplanung in der Pflege stets im Hinterkopf behalten, dass damit der Zweck des Unternehmens sichergestellt werden sollte. Im Klartext bedeutet das als Ziel für die Pflege, dass der operative Pflegebetrieb möglichst gut und reibungslos abläuft. Oft wird so ein Plan auf Basis eines Schichtmodells erstellt, bei dessen Ausarbeitung man wöchentliche / monatliche Arbeitszeiten, Urlaube und eventuelle Krankheitsfälle berücksichtigen muss.

Unterschiedliche Phasen der Dienstplanung

Theoretisch gliedert sich die Ausarbeitung eines Dienstplanes in einem Unternehmen in drei Stufen: Am Anfang steht die langfristige strategische Phase. Hier gilt es, einen übergeordneten Plan für einen längeren Zeitraum (beispielsweise ein Jahr) zu entwerfen, der einen groben Überblick liefert. An diese Phase schließt sich eine mittelfristige taktische Phase an, in welcher man den Zeitraum nochmal in kleinere Einheiten, wie etwa Monate oder Wochen mit jeweiligen Zwischenzielen, unterteilen kann. Abschließend gibt es noch die kurzfristige operative Phase, in welcher man auf spontan auftretende Änderungen reagiert.

Arten von Dienstplänen

Ein Dienstplan in der Pflege kann in den verschiedenen Formen erstellt und verteilt werden. Normalerweise handelt es sich bei der fertigen Version um ein einziges Dokument, das in handschriftlicher oder (heute eher üblich) elektronischer Form oder auch in beiden, vorliegt. Die klassische Art eines Dienstplanes ist die tabellarische Form, da diese eine sehr gute und schnelle Übersicht, auch über längere Zeiträume, liefert. Auch auf Software basierende Dienstpläne sind mittlerweile möglich.

Arbeitszeitmodelle in der Pflege

Die tägliche Arbeitszeit weicht in Pflegeeinrichtungen von der in anderen Branchen meist ab, denn in den wenigsten Berufen ist es notwendig, dass rund um die Uhr jemand vor Ort zur Verfügung steht. Zur Bewältigung dieser Aufgabe haben sich daher diverse Schichtmodelle etabliert. In der Pflege dominiert aktuell ein Dreischichtmodell. Dabei teilt sich der Tag für die Arbeitskräfte in eine Früh-, Spät- und Nachtschicht. Jede Schicht hat dabei eine Länge von acht Stunden, pro Woche gibt es in der Regel fünf oder sechs Werktage.

Zu den neueren Arbeitszeitmodellen gehört das 7/7-Model, bei dem man sieben Tage am Stück arbeitet und darauffolgend die gleiche Anzahl an Tagen frei bekommt. Dieses Modell hat man sich von Polizei und Feuerwehr abgeguckt, wo es schon seit geraumer Zeit Anwendung findet. Die Arbeitsdauer für eine tägliche Schicht würde dabei zwölf Stunden betragen, worin zwei Stunden Pause integriert sind. In der Pflege hätte das 7/7-Modell den Vorteil, dass man eine gute Kontinuität bei der Patientenbetreuung erreichen würde und diese nicht drei Mal pro Tag mit neuen Gesichtern konfrontiert werden.

Ein ebenfalls noch recht modernes Konzept zur Arbeitszeit besteht in dem 50/50-Modell. Hierbei teilt man das Jahr in zwei Hälften, in der einen arbeitet man und in der anderen hat man frei. Gerade für junge Menschen könnte dieses Modell einen guten Anreiz bieten.

Letztlich gibt es auch noch das sogenannte Sechs-Stunden-Modell, bei dem jede Schichtdauer statt den üblichen acht, nur noch sechs Stunden beträgt. Damit verbunden ist natürlich ein höherer Personaleinsatz, um über die 24 Stunden des Tages eine konstante Patientenversorgung gewährleisten zu können.

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Dienstplanung in der Pflege – Inhalt und Aufbau

Jeder Dienstplan sieht ein wenig anders aus, häufig ist das von der Art der Einrichtung abhängig, für die er gültig ist. Nichtsdestotrotz gibt es einige wichtige Aspekte, die in jedem Plan für die Dienste in der Pflege vorhanden sind. Die folgende Auflistung gibt die wichtigsten Punkte wider:

• Gültigkeitsdauer und -bereich (Abteilung, Station, Arbeitsgruppe, …)
• Erstelldatum, Signatur Verfasser/in (und zuständige/r Vorgesetzte/r)
• Vor- und Nachnamen der Mitarbeiter/innen
• Qualifikationen der Beschäftigten (Pflegefachkraft, Pflegehelfer/in, Auszubildende, Praktikanten/-innen, FSJler/innen, etc.)
• geplante Soll-Arbeitszeit und Ist-Arbeitszeit im bestehenden Plan
• Nachweis über auszugleichende Minus- / Überstunden, Feiertags- / Wochenenddienste
• vom Plan abweichende Dienste (notwendige oder gewünschte Änderungen)

Dienstplanung in der Pflege – Rechtliche Bestimmungen

Zum Schutz der Arbeitnehmer/innen gibt es eine Vielzahl an Gesetzestexten, die den Arbeitszeiten in der Pflege einen Rahmen geben und die es deswegen bei der Dienstplanung in der Pflege auf jeden Fall zu berücksichtigen gilt. Grundsätzlich gelten die Tage von Montag bis Samstag als normale Werktage. Zu den genauen Zeiten gibt es jedoch für die Pflege eine Vielzahl an Ausnahmeregelungen.

Höchstarbeitszeiten

Laut dem Deutschen Arbeitszeitgesetz darf die tägliche Höchstarbeitszeit für Pflegekräfte nicht mehr als acht Stunden betragen. Allerdings kann von dieser Regelung abgewichen werden: Wenn die durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb von sechs aufeinanderfolgenden Monaten nicht über acht Stunden liegt, sind auch bis zu zehn Stunden Arbeit pro Tag möglich.

Ruhepausen

Die Arbeit in der Pflege stellt für den/die Arbeitnehmer/in stets eine körperliche und geistige Höchstleistung dar. Aus diesem Grund gibt es genaue Pausenregeln, die das Wohl der Pflegekräfte, aber auch das der Patienten/-innen sicherstellen sollen. Beträgt die tägliche Arbeitszeit zwischen sechs und neun Stunden, muss man mindestens 30 Minuten Pause einlegen. Bei über neun Stunden Arbeit erhöht sich die Pausenpflicht sogar auf ein Minimum von 45 Minuten.

Jede Pause muss dabei wenigstens 15 Minuten am Stück betragen, kürzere Zeitspannen zählen nicht als adäquate Pause. Eine Ruhepause hat spätestens nach sechs Arbeitsstunden zu erfolgen. Ein Aspekt, der in der Pflege oft nicht eingehalten wird, der laut Gesetz aber vorgeschrieben ist, ist folgender: Während einer Pause sollte man die eigene Arbeit komplett niederlegen können. Das bedeutet, dass man theoretisch auch nicht für eine Rufbereitschaft zur Verfügung stehen muss.

Ruhezeiten

Ruhezeiten beziehen sich auf die arbeitsfreie Zeit zwischen den abzuleistenden Diensten. Normalerweise hat jede/r Arbeitnehmer/in Anspruch auf eine elfstündige Ruhephase in Anschluss an die verrichtete Arbeit. In der Pflege jedoch kann diese Zeitangabe um bis zu eine Stunde reduziert werden, sofern diese Zeit innerhalb von vier Wochen nachgeholt wird. Für Pflegekräfte in Rufbereitschaft kann die Verkürzung der Ruhezeit sogar bis zu 50 Prozent betragen (Nachholung hat ebenfalls im bereits erwähnten Zeitraum zu erfolgen).

Nachtdienste

Jeder Dienst zwischen 23 und sechs Uhr zählt als Nachtdienst. Hier gelten seitens der Arbeitszeit am Stück die gleichen Vorgaben wie für den Tagdienst (also normalerweise acht, in Ausnahmefällen bis zu zehn Stunden). Allerdings muss der Ausgleich für geleistete Arbeit über die regulären acht Stunden hinaus schon innerhalb von vier Wochen (statt sechs Monaten) erfolgen. Wer nächtliche Arbeitszeit absolviert, hat außerdem das Recht auf einen freien bezahlten Tag oder einen Zuschlag auf das während dieser Zeit gesammelte Bruttoentgelt.

Wochenenddienste, Sonntagsdienste und Feiertagsdienste

Da die Patientenbetreuung während Feiertagen nicht einfach ausgesetzt werden kann, gibt es für Dienste an Wochenenden sowie an Sonn- und Feiertagen spezielle Festlegungen vom Gesetzgeber. Jede/r Angestellte/r in der Pflege sollte demnach mindestens 15 Sonntage im Jahr und zwei ganze Wochenenden in jedem Monat frei haben. Dies ist in der Pflege oft nicht einhaltbar und die freien Wochenenden reduzieren sich auf eins pro Monat. Geleistete Sonntagsarbeit muss innerhalb von 14 Tagen durch einen Ersatzruhetag ausgeglichen werden.

Die offiziellen Feiertage am 24. und am 31. Dezember gelten in der Pflege als “halbe” Arbeitstage, also quasi ein Vier-Stunden-Tag. Das ist aber nicht so ganz mit der Schichtlänge vereinbar, weshalb an diesen Tagen trotzdem acht Stunden gearbeitet wird. Diese Feiertagsarbeit sollte durch einen Ersatzruhetag innerhalb von acht Wochen wieder ausgeglichen werden.

Frühdienste und Spätdienste

Die Früh- und Spätschicht decken den personellen Bedarf während des Tagesgeschäfts ab. Meistens beginnt der Frühdienst zwischen sechs und sieben Uhr und läuft dann, inklusive vorgeschriebenen Pausen, achteinhalb Stunden. Daran schließt sich dann am frühen Nachmittag mit der gleichen Stundenzahl die Spätschicht an, welche wiederum von der Nachtschicht abgelöst wird.

Mutterschutz und Jugendschutz

Werdenden Müttern und minderjährigen Angestellten wird per Gesetz ein besonderer Schutz bezüglich Arbeits- und Pausenzeiten zugesprochen. Schwangere dürfen nach eigenem Ermessen weiter arbeiten, sind aber nicht dazu verpflichtet. In vielen Fällen ist das in Kombination mit einer Aufgabenanpassung möglich.

Arbeitnehmer/innen unter 18 Jahren sollten nur in dringenden Fällen Dienste an Wochenenden und Feiertagen übernehmen, müssen diese Zeit aber gemäß dem Arbeitsschutzgesetz bereits innerhalb der selben oder der folgenden Woche ausgleichen. Die Arbeitszeit für Jugendliche darf darüber hinaus achteinhalb Stunden täglich und 40 Stunden pro Woche nicht überschreiten. Bezüglich Pausen stehen ihnen 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von vier bis sechs Stunden zu, bei mehr als sechs Stunden sind es sogar 60 Minuten.

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Dienstplanung in der Pflege – Weitere rechtliche Grundlagen

Des Weiteren gibt es noch rechtliche Bestimmungen für Angestellte mit einem offiziellen Nachweis über eine schwere Behinderung: Der/Die betroffene Angestellte kann auf Verlangen von Mehrarbeit (über acht Stunden täglich) freigestellt werden. Neben den speziellen Arbeitszeiten für die einzelnen Personengruppen gibt es noch ein paar weitere wichtige Aspekte, die für die Dienstplanung in der Pflege mehr oder weniger gesetzlich geregelt sind.

Wer erstellt die Dienstplanung?

Laut Gesetz ist der Arbeitgeber selbst zur Erstellung eines Dienstplanes verpflichtet. In der Realität sieht es meistens so aus, dass dafür eine Person beauftragt wird. Meistens handelt es sich dabei um die Stationsleitung oder die Pflegedienstleitung.

Verbindlichkeit

Die im Dienstplan festgelegten Arbeitszeiten sind für alle Beteiligten verbindlich einzuhalten. Lediglich geplante Freizeitausgleiche können in akuten Situationen widerrufen werden, angemeldeter Urlaub hingegen nicht. Die Zuteilung zu den verschiedenen Schichten obliegt, sofern nicht im Arbeitsvertrag abweichend geregelt, komplett dem Arbeitgeber.

Fristen

Egal, für welchen Zeitraum der ausgearbeitete Dienstplan gültig ist, muss man alle Beteiligten mindestens vier Tage vor Einsatzstart über ihre Arbeitszeit informieren. Das gilt sowohl für den Dienstplan an sich, als auch für eventuelle Änderungen oder bei spontan notwendigen Überstunden. Weitere Vorlaufzeiten dazu, wann genau vor Inkrafttreten ein Dienstplan veröffentlicht werden muss, gibt es per Gesetz nicht. Gelegentlich gibt es dazu aber im Rahmen einer betrieblichen oder vertraglichen Verordnung genauere Regelungen.

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat laut dem Betriebsverfassungsgesetz ein Recht auf Mitbestimmung bei der Dienstplanung in der Pflege und kann somit Einfluss auf den Dienstplan nehmen. Vor allem in Bezug auf Arbeits- und Pausenzeiten kann der Betriebsrat einiges bewirken, denn ein vom Arbeitgeber erstelltes Dienstplan-Konzept muss in jedem Fall eine Genehmigung vom betrieblichen Rat erhalten. Kann keine Einigung erreicht werden, muss vor anderweitigen Einigungsstellen, bis zu einem Gericht, eine Lösung gefunden werden.

Dienstplanung in der Pflege – Gestaltungstipps

Neben den gesetzlichen Regelungen ist natürlich bei der Erstellung eines Dienstplans in der Pflege die Kollegialität und die Mitarbeiterzufriedenheit für ein angenehmes Arbeitsklima von großer Bedeutung. Deswegen sollten nach Möglichkeit ungünstige Schichtwechsel vermieden werden. Eine einigermaßen schonende Anordnung ist normalerweise Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht. Darüber hinaus kann die folgende Übersicht einen kleinen Fahrplan liefern, damit bei der Dienstplanung keine Fehler unterlaufen.

• Abwesenheiten prüfen (Urlaub, Fortbildungen, private Veranstaltungen, …)
• spontane Abwesenheiten abschätzen ( Mutterschutz, saisonale Krankheitswellen, …)
• notwendige Schichtstärke kalkulieren (bzgl. Personenzahl, Fachwissen, Jahres- / Tageszeit, …)
• Wochenend- und Feiertagsregeln sowie Bestimmungen für besondere Personengruppen beachten
• Ist-Soll-Abgleich der zu leistenden Arbeitszeit
• Kopie des fertigen Plans an übergeordnete Leitung / Betriebsrat

Pflege-Dienstplan mit Software erstellen

Spezielle Programme können für die Dienstplanung in der Pflege eine wertvolle Hilfe darstellen. Vorteile sind etwa, dass viele Planungsschritte und Berechnungen automatisch ablaufen. Oft wird die Zeiterfassung gleich mit der Lohnabrechnung kombiniert und bei Unstimmigkeiten in der Planung tauchen entsprechende Hinweismeldungen auf. Oft gibt es auch integrierte Urlaubs- und Fehlzeitenübersichten. Die vorhandenen Vorlagen können die Dienstplanerstellung maßgeblich erleichtern und eine Menge Zeit sparen.

Fazit

Die Dienstplanung in der Pflege stellt eine verantwortungsvolle und nicht zu unterschätzende Herausforderung dar. Dabei kann es leicht dazu kommen, dass man im Wirrwarr der gesetzlichen Verordnungen den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. Um diese wichtige Aufgabe aber trotzdem zufriedenstellend stemmen zu können, können vor allem entsprechende Vorlagen und Programme eine gute Hilfestellung bieten. In der Regel geht die Dienstplanung aber im Laufe der Zeit mit zunehmender Erfahrung immer leichter von der Hand.

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