Verwaltungsarbeiten als MFA: Tätigkeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Verwaltungsarbeiten einer medizinischen Fachangestellten, kurz MFA, umfassen einen vielfältigen Aufgabenbereich. MFA sind dabei lange Zeit vor allem als Arzthelferin bezeichnet worden. Dieser Name wird dem umfangreichen Tätigkeitsbereich allerdings kaum gerecht, denn medizinische Fachangestellte unterstützen Ärzten-/innen nicht nur, sondern sind maßgeblich für einen reibungslosen Ablauf im Praxisalltag verantwortlich. Hierzu gehören, neben den medizinischen Tätigkeiten, eine Reihe administrativer Aufgaben. Welche Verwaltungsaufgaben man als MFA dabei konkret ausübt, wird im folgenden Artikel erläutert.

Welche Verwaltungsarbeiten haben MFA?

Da MFA in der Regel die erste Anlaufstelle für Patienten/-innen sind und dabei stets den Überblick bewahren müssen, ergeben sich hieraus vielfältige Verwaltungsaufgaben. Daher können unter anderem folgende Aufgabenbereiche zu den Verwaltungsarbeiten einer MFA gehören:

• Planung und Koordination von Terminen
• Dokumentation der Daten und des Schriftverkehrs
• Erstellung der Abrechnung
• Organisation der Sprechstunde

Des Weiteren fallen die Kontrolle und Organisation aller wichtigen Materialien und Arzneimittel in den Zuständigkeitsbereich. Je nach Praxisgröße, Anzahl der medizinischen Fachangestellten und den Bedürfnissen der Ärzte/-innen, können die Aufgaben darüber hinaus durchaus variieren. Es ist jedoch in jedem Fall wichtig, die Zuständigkeitsbereiche eindeutig zu definieren und die Tätigkeiten sinnvoll zu verteilen.

Terminplanung und -koordination

Mitunter eine der wichtigsten Aufgaben einer MFA ist die gute und koordinierte Planung aller Termine einer Praxis. Nur auf diese Weise ist eine reibungslose Sprechstunde möglich. Dabei ist es wichtig, zu wissen, wie viel Zeit die jeweiligen Untersuchungen in Anspruch nehmen und diese dementsprechend günstig zu verteilen. Zudem sollten MFA bei der Koordination der Termine stets einberechnen, zu welchen Tageszeiten, an welchen Tagen allgemein und in welchen Monaten besonders viele Patienten/-innen kommen und hier gegebenenfalls mehr Zeit für akute Notfälle freihalten.

Ein weiterer Punkt, den man bei der Terminplanung und -koordination ebenfalls beachten sollte, ist zu welchen Zeiten berufstätige Patienten/-innen die Praxis aufsuchen können und wann Personen mit einer flexibleren Zeitplanung wie beispielsweise Rentner/innen einbestellt werden sollten. Es kann zudem sinnvoll sein, bestimmte Zeiten für Infektionskrankheiten festzulegen, um einer Verbreitung hoch ansteckender Krankheiten entgegenzuwirken.

Die MFA planen dabei in der Regel auch schon einige Monate im Voraus, um terminliche Engpässe im Akutfall zu vermeiden. Das Terminmanagement kann dabei vor Ort oder telefonisch sowie online erfolgen. Dies ist individuell je nach Arztpraxis jedoch unterschiedlich und kann auch in kombinierter Form genutzt werden.

Patientenempfang und Wartezimmermanagement

Die medizinischen Fachangestellten sind in den meisten Praxen die erste Anlaufstelle und empfangen daher die Patienten/-innen. Aus diesem Grund sind gute Kommunikationskompetenzen, ein freundliches Wesen, aber auch Durchsetzungsvermögen, äußerst hilfreich für die Tätigkeit als MFA. Neben dem Patientenempfang koordinieren diese auch, welche Patienten/-innen als nächstes zur Sprechstunde mit dem/-r Arzt/Ärztin dürfen und wer noch im Wartezimmer verweilen darf.

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Patientenakten pflegen

Ein weiterer Aspekt der täglichen Verwaltungsarbeiten der MFA, ist das Anlegen und Pflegen der Patientenakten. Dies kann, je nach Arbeitsstelle, in Papierform oder digital erfolgen. In beiden Fällen muss der Schutz der hochsensiblen Gesundheitsdaten allerdings immer gesichert sein. Welche Informationen gespeichert und weitergegeben werden dürfen, ist dabei gesetzlich geregelt. Aus diesem Grund sind alle Praxen verpflichtet, den Patienten/-innen eine Datenschutzerklärung vorzulegen und sich ein entsprechendes schriftliches Einverständnis geben zu lassen.

Dokumentationsarbeit

Um in stressigen Situationen den Überblick bewahren zu können, ist die Dokumentationsarbeit ein weiterer wichtiger Bestandteil der Verwaltungstätigkeit einer MFA. Hierzu zählt das Dokumentieren aller verschriebenen Medikamente, wichtiger Labor- und Arztberichte sowie von Befunden und gesundheitsrelevanten Information aus der Familienhistorie. Auch hier muss der Datenschutz stets berücksichtigt werden und sollte immer oberste Priorität haben.

Verwaltungsarbeiten MFA – Arzneitmittelorganisation

Material- und Arzneitmittelorganisation

Damit alle Materialen und Arzneimittel für die anfallenden Untersuchungen bereitstehen, müssen diese häufig bereits im Voraus hergerichtet werden. Zudem gehört es zu den Aufgaben der medizinischen Fachangestellten die Lagerbestände regelmäßig zu kontrollieren und fehlende Lagerbestandteile gegebenenfalls nachzubestellen. Wichtig ist hierbei, dass die Zuständigkeiten entsprechend geregelt sind, um unnötige Mehrfachbestellungen zu vermeiden.

Schriftverkehr

Zu den Verwaltungsarbeiten einer MFA zählt häufig auch die Ausführung des Schriftverkehrs im Auftrag des/-r Arztes/Ärztin. Hierzu zählen unter anderem die Weiterleitung und Dokumentation wichtiger Informationen sowie gegebenenfalls auch von Dateien.

Abrechnungen erstellen

Die Erstellung der Abrechnung fällt nicht zwangsläufig in den Aufgabenbereich der medizinischen Fachangestellten. In einigen Praxen übernehmen dies auch die Ärzte/-innen selbst. Ist dies allerdings nicht der Fall, müssen die MFA in der Lage sein, die Abrechnungssoftware zu bedienen und die Abrechnung entsprechend fachlich korrekt durchzuführen. Bei dieser Tätigkeit sind Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein und Geschick im Umgang mit Zahlen äußerst wichtig.

Qualitätsmanagement

Ein gutes Qualitätsmanagement betrifft sowohl Praxisinhaber/innen, als auch Mitarbeiter/innen wie MFA. Aus diesem Grund gibt es eine Reihe an Softwaresystemen, Weiterbildungen und Seminaren, die das grundlegende Wissen des Qualitätsmanagements vermitteln. Ziel ist es hierbei grundsätzlich sicherzustellen, dass die Arbeitsprozesse effektiv gestaltet werden und Praxisabläufe, sofern notwendig, optimiert werden können. Als Grundlage dient hierfür eine Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses.

Organisation der Sprechstunde

Die Organisation der Sprechstunde als weitere Verwaltungsarbeit der MFA umfasst allgemein die verschiedenen vorab genannten administrativen Tätigkeiten, da für einen reibungslosen Ablauf der Sprechstunde ein erfolgreiches Zusammenspiel verschiedenster Aspekte entscheidend ist. Hierzu gehören eine gute Terminplanung, ein angemessener Umgang mit den Patienten/-innen, die Bereitstellung benötigter Materialien, Arzneimittel und Informationen sowie die Dokumentation wichtiger Daten und Berichte.

Verwaltungsarbeiten als MFA je nach Arbeitsort

Je nach Größe und Fachrichtung der jeweiligen Praxis, kann auch die administrative Arbeit im Beruf einer MFA unterschiedlich ausfallen. Ganz grundsätzlich legen in den Arztpraxen die Ärzte und Ärztinnen in der Regel allerdings fest, welche Verwaltungsprogramme und -modelle diese nutzen möchten, weshalb die konkreten administrativen Aufgaben in Abhängigkeit des jeweiligen Arbeitsortes individuell gestaltet sind. So sind die verschiedenen Tätigkeiten in Einrichtungen mit mehreren medizinischen Fachangestellten beispielsweise oft aufgeteilt, sodass man sich als MFA auf bestimmte Aufgaben spezialisieren kann.

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Weiterbildungsmöglichkeiten in der Verwaltung

Ganz grundsätzlich gibt es für medizinische Fachangestellte, aufgrund der sich ständig weiterentwickelnden Möglichkeiten, eine Vielzahl an Weiterbildungschancen. Zu diesen gehören unter anderem auch Weiterbildungen im administrativen Bereich.

So ist beispielsweise die Weiterbildung zum/r Betriebswirt/in für Management im Gesundheitswesen eine beliebte Option. Zugelassen sind hierfür alle MFA, die eine abgeschlossene Ausbildung sowie mindestens zwei Jahre Berufserfahrung vorweisen können. Je nachdem, ob die Teilnehmer/innen die Weiterbildung in Vollzeit oder berufsbegleitend absolvieren, liegt die Dauer zwischen zwei bis vier Jahren. Alternativ können MFA im Bereich Administration auch andere Berufe des Gesundheitswesens wie etwa Praxismanager/in, Abrechnungsmanager/in oder medizinische Schreibkraft durch Weiterbildungen ausüben.

Außerdem besteht für ausgebildete medizinische Fachangestellte die Möglichkeit einer fachlichen Weiterentwicklung über ein Studium. Hierbei gibt es bezogen auf das administrative Feld, verschiedene Angebote, unter anderem in den Bereichen Public Health, Gesundheitsökonomie oder auch Gesundheitsmanagement. Es kann zudem erforderlich sein, Weiterbildungen zu besuchen, die neue technische Programme erläutern, die beispielsweise Abrechnungssysteme oder Planungsmodelle erleichtern sollen.

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