Bewerbungsmappe: Aufbau, Reihenfolge, Inhalt

Die Bewerbungsmappe ist eine klassische Form der Bewerbung und man verschickt sie per Post. Darin sollten alle sorgfältig erstellten und ausgewählten Bewerbungsunterlagen enthalten sein. Man kann beispielsweise mit einer hochwertigen Bewerbungsmappe aus der Masse herausstechen. Jedoch gibt es auch so manches, das man beim Thema Bewerbungsmappe vermeiden sollte. So sollten der Aufbau, die Reihenfolge und auch der Inhalt in der Mappe insgesamt stimmig sein und potenzielle Arbeitgeber/innen überzeugen.

Bewerbungsmappe – Aufbau

Eine Bewerbungsmappe hat in der Regel immer denselben Aufbau. Er besteht dabei aus Anschreiben, Lebenslauf, allen relevanten Zeugnisse sowie Nachweise. Ein Deckblatt kann freiwillig eingefügt werden. Das Wichtigste ist, auf Vollständigkeit der Unterlagen zu achten.

Reihenfolge

Die Reihenfolge der Dokumente in der Bewerbungsmappe sieht folgendermaßen aus:

• Anschreiben
• Deckblatt (optional)
• Lebenslauf
• Dritte Seite (optional)
• Zeugnisse, Nachweise, Zertifikate (Anlagen)

Dabei kommt das Anschreiben nicht in die Bewerbungsmappe selbst, sondern liegt oben auf. Es dient somit als eine Art Einleitung in die Bewerbungsmappe. Öffnet man die Mappe, sieht man gegebenenfalls ein Deckblatt und den Lebenslauf. Je nach Art der Mappe können die Zeugnisse entweder hinter den Lebenslauf eingefügt werden oder sind ebenfalls auf den ersten Blick sichtbar.

Deckblatt

Ein Deckblatt ist optional. Es enthält die wichtigsten Daten, ein Anlagenverzeichnis sowie das Bewerbungsfoto. Somit kann man Platz auf dem Lebenslauf sparen und das Foto auf dem Deckblatt hervorheben. Ob ein Deckblatt in der Bewerbungsmappe sinnvoll ist, hängt von der individuellen Bewerbung ab. Wenn man sich dafür entscheidet, sollte man darauf achten, dass es ein Layout hat, welches zur restlichen Bewerbungsmappe passt.

Anschreiben

Aus dem Anschreiben sollte hervorgehen, warum man sich für die Stelle bewirbt und warum man bei dieser Einrichtung arbeiten möchte. Es beschreibt die Motivation für die Stelle und geht näher auf spezifische berufliche Erfahrungen sowie persönliche Eigenschaften ein. Das Anschreiben sollte die Länge einer DIN A4 Seite nicht überschreiten.

Lebenslauf

Der Lebenslauf beinhaltet sämtliche Details zur beruflichen Laufbahn sowie Angaben zur Person, Schulbildung und weiteren Fähigkeiten sowie Kenntnissen, den sogenannten Hard Skills. Somit bietet der Lebenslauf eine strukturierte Übersicht des beruflichen Werdegangs. Abhängig davon, wie viel Berufserfahrung man hat, sollte der Lebenslauf ein bis zwei Seiten lang sein, maximal drei Seiten.

Bewerbungsfoto

Das Bewerbungsfoto kann auf dem Deckblatt oder dem Lebenslauf sein. Grundsätzlich ist ein Foto in der Bewerbungsmappe keine Pflicht. Ein professionelles Bewerbungsfoto kann allerdings einen guten Eindruck hinterlassen und somit dabei helfen, zwischen anderen Bewerbungen herausstechen. Das Outfit, das man auf dem Bewerbungsbild trägt, sollte zur Branche passen, in der man sich um eine Stelle bemüht. Ein Selfie als Bewerbungsfoto zu benutzen, wirkt tendenziell unprofessionell.

Zeugnisse und Zertifikate

Einen weiteren wichtigen Bestandteil der Bewerbungsmappe machen die Anlagen aus. Dabei handelt es sich um alle Zeugnisse und Zertifikate, die für die angestrebte Stelle relevant sind. Welche Zeugnisse in die Mappe gehören, sollte man also von der jeweiligen Stelle, auf die man sich bewirbt, abhängig machen.

Die richtige Bewerbungsmappe

Beim Aufbau der Bewerbungsmappe sollten Bewerber/innen nicht nur den Inhalt der Bewerbung berücksichtigen, sondern auch die Mappe selbst. So können Material, Art der Mappe und ebenso die Farbe einen erheblichen Unterschied bewirken. Von einer Plastikmappe, etwa einem Klemmordner, ist eher abzuraten. Eine Bewerbungsmappe aus Karton hinterlässt einen hochwertigeren Eindruck.

Die Farbe sollte ebenso sorgfältig gewählt werden. Mit einer schlichten und gedeckten Farbe kann man den sicheren Weg nehmen. Mit einer auffälligen Farbe kann man dagegen Eindruck hinterlassen und dafür sorgen, dass die Bewerbung im Gedächtnis bleibt. Außerdem kann man die Farbe der Bewerbungsmappe auf das Bewerbungsfoto oder die Farbe der Einrichtung abstimmen. Weiß oder Creme sind allerdings anfällig für Flecken und deshalb als Mappenfarben nicht empfehlenswert.

Eine zweiteilige Bewerbungsmappe lässt sich öffnen und enthält auf der rechten oder auf beiden Seiten eine Klemmschiene oder Einschubtasche für die Dokumente. So kann man das Deckblatt links und den Lebenslauf und die Zeugnisse rechts platzieren. Bei einer Bewerbung ohne Deckblatt kann man den Lebenslauf links und die Zeugnisse direkt sichtbar rechts platzieren. Eine dreiteilige Bewerbungsmappe bietet die Möglichkeit, alle Bewerbungsunterlagen gut sichtbar zu platzieren, zum Beispiel: Deckblatt links, Lebenslauf in der Mitte und die Zeugnisse rechts. Während diese Mappe zwar besonders hochwertig wirkt, ist sie für viele Personaler/innen zu unhandlich, da sie ausgeklappt viel Platz auf dem Schreibtisch einnimmt. Im Zweifel sollte man also lieber die schlichtere Variante wählen.

Bewerbungsmappe – Inhalt des Anschreibens

Im Anschreiben geht es darum, mit der Motivation und den Soft Skills zu überzeugen. Hier hat man die Möglichkeit, der Bewerbungsmappe eine persönliche Note zu geben, indem man zum Beispiel näher auf bestimmte Erfahrungen eingeht oder beschreibt, warum man sich für den Beruf entschieden hat. Zu beachten ist, dass man auf keinen Fall den Lebenslauf wiedergibt, sondern lediglich auf die relevanten Stationen im Anschreiben eingeht. Im Idealfall kann man diese mit den Soft Skills verknüpfen.

Erster Satz

Der erste Satz sollte eine starke Einleitung in das Anschreiben darstellen. Standardsätze wie „Hiermit bewerbe ich mich“ gilt es deshalb lieber zu vermeiden. Stattdessen kann man zum Beispiel auf ein bereits geführtes Telefonat mit dem/-r Personaler/in verweisen, auf seine Motivation und bestimmte berufliche Erfahrungen eingehen oder beschreiben, warum man in dieser Einrichtung arbeiten möchte. Wichtig ist, dass der erste Satz individuell ist und neugierig macht.

Hauptteil

Im Hauptteil des Anschreibens sollten Bewerber/innen relevante Erfahrungswerte und ihre Soft Skills näher beschreiben. Dabei sollte man darauf achten, dass die wichtigsten Anforderungen der Stellenanzeige im Anschreiben aufgegriffen werden. Wichtig ist jedoch, dass man authentisch bleibt und nur diejenigen Soft Skills aufgreift, welche wirklich zutreffen. Weiterhin sollte man Soft Skills nicht einfach aufzählen, sondern mit Beispielen aus dem Arbeitsalltag, Zahlen und Fakten untermauern. Durch die Verknüpfung von Eigenschaften und dem Berufsalltag kann man seine Stärken auf eine authentische Art und Weise präsentieren.

Schlusssatz

Der Schlusssatz besteht aus der Bitte um ein Vorstellungsgespräch und gegebenenfalls einem Hinweis auf das frühestmögliche Eintrittsdatum. Jedoch sollte man die Bitte nicht wörtlich nehmen und auf Wörter wie „würde“ oder „könnte“ verzichten. Stattdessen kann man betonen, dass man sich auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch freut. Die Gehaltsvorstellungen werden ebenfalls am Ende genannt, allerdings nur, wenn in der Stellenanzeige ausdrücklich danach gefragt wird. Andernfalls bespricht man die Gehaltsvorstellungen ausschließlich im Vorstellungsgespräch.

Bewerbungsmappe – Inhalt des Lebenslaufs

Der Lebenslauf hat die Funktion, den beruflichen Werdegang auf einen Blick übersichtlich darzustellen. Daher hat sich der tabellarische Lebenslauf durchgesetzt, da dieser eine strukturierte Übersicht ermöglicht. Zu den Inhalten des Lebenslaufs gehören die persönlichen Daten, Kontaktdaten, der berufliche Werdegang, die Ausbildung oder das Studium oder die schulische Ausbildung. Darüber hinaus bilden weitere Fähigkeiten und Kenntnisse Bestandteile des Lebenslaufs. Außerdem können Hobbys erwähnt werden, insofern sie einen Zusammenhang mit dem Beruf aufweisen oder zum Unterstreichen bestimmter Eigenschaften beitragen. Daher sollte man passive Hobbys, wie Fernsehen, lieber nicht erwähnen.

Aktuelles zuerst

Der Lebenslauf ist in der Regel antichronologisch aufgebaut und hat demzufolge den klassischen chronologischen Aufbau von früher abgelöst. Man beginnt den beruflichen Werdegang und ebenso die Schulbildung mit der letzten Station, da diese meist die wichtigste Station ist. Tätigkeiten oder Abschlüsse, die lang zurückliegen, verlieren dagegen an Relevanz. Somit wird der Lebenslauf rückwärts wiedergegeben. Bewerber/innen sollten dabei auf Vollständigkeit der Informationen achten. Das heißt der Zeitraum der Tätigkeit, der vollständige Name der Einrichtung mit Rechtsform, die Bezeichnung der Tätigkeit sowie die wichtigsten Aufgabenschwerpunkte sollten enthalten sein. Dies gilt ebenso für die Ausbildung, das Studium und den Schulabschluss.

Hard Skills erwähnen

Nach dem beruflichen Werdegang und der Schulbildung folgen die Hard Skills. Dabei handelt es sich um Fachkenntnisse und Qualifikationen, wie zum Beispiel EDV-Kenntnisse und Sprachkenntnisse. Dabei sollten Bewerber/innen darauf achten, die Kenntnisse möglichst genau zu benennen. Das heißt, man sollte nicht nur „EDV-Kenntnisse“ schreiben, da dies zu allgemein gehalten ist, sondern die einzelnen Programme benennen. Außerdem gehört der Kenntnisstand ebenfalls zu den Hard Skills. Man schreibt also nicht nur, dass man ein Programm beherrscht, sondern auf welchem Niveau, zum Beispiel von Grundkenntnissen bis zu sehr guten Kenntnissen. Weiterhin kann auch der Führerschein im Lebenslauf erwähnt werden.

Bewerbungsmappe – Motivationsschreiben

Das Motivationsschreiben, auch „Dritte Seite“ genannt, kommt nach dem Anschreiben und Lebenslauf an dritter Stelle in der Bewerbungsmappe. Es ist grundsätzlich optional, außer es wird in der Stellenanzeige explizit danach gefragt. Das Motivationsschreiben ist dem Bewerbungsschreiben zwar ähnlich, jedoch hat es einen persönlicheren Schreibstil und beschreibt die Motivation und Eignung für die Stelle detaillierter. Da es um den reinen Inhalt geht, gibt es keine formalen Regeln und es werden zum Beispiel nicht nochmal die Kontaktdaten der Einrichtung benötigt. Das Motivationsschreiben sollte allerdings zum Gesamteindruck der restlichen Bewerbungsmappe passen. Daher sollte man darauf achten, dass es übersichtlich gestaltet ist und originelle Formulierungen enthält. Dabei kann man das Motivationsschreiben als Fließtext oder in Form von Aufzählungen und Stichpunkten gestalten.

Bietet das Motivationsschreiben einen echten Mehrwert für die Bewerbungsmappe, kann man sich damit von der Masse der Bewerbungen abheben. Allerdings sollte man dafür deutlich klarstellen, welchen Mehrwert man als Mitarbeiter/in für die Einrichtung mitbringt. Wichtige Inhalte, die dabei helfen können, sind diese:

• fachliche Kompetenzen (Hard Skills)
• persönliche Stärken (Soft Skills)
• akademische Erfolge
• Talente und Alleinstellungsmerkmale
• berufliche und private Ziele
• relevante Erfahrungen
• Werte
• Identifikation mit dem Unternehmen
• soziales Engagement und gesellschaftliche Verantwortung

Bewerbungsmappe – Zeugnisse

Die Zeugnisse der Bewerbungsmappe sollten so gewählt werden, dass nur die relevanten Zeugnisse und Zertifikate enthalten sind. Wer bereits über fünf Jahre an Berufserfahrung sammeln konnte, benötigt in der Bewerbungsmappe kein Schulzeugnis. Weiterhin sollten alle relevanten Arbeitszeugnisse vorhanden sein. Wer besonders lange im Berufsleben steht, sollte mit der Bewerbungsmappe die letzten fünf bis zehn Jahre wiedergeben. Liegt ein besonders relevantes Arbeitszeugnis allerdings länger zurück, hinterlässt es einen guten Eindruck und gehört somit in die Mappe. Die Auswahl der Zeugnisse ist dementsprechend von der individuellen Bewerbungsmappe abhängig. Die Zeugnisse können entweder chronologisch angeordnet sein oder sich an der Reihenfolge des Lebenslaufs orientieren.

Bewerbungsmappe – Online bewerben

Ob eine Bewerbungsmappe per Post oder Online verschickt werden soll, steht in der Regel in der Stellenanzeige. Entscheidend dabei ist, dass Bewerber/innen die Wünsche der Einrichtungen unbedingt berücksichtigen. Die Reihenfolge der Dokumente unterscheidet sich nicht von einer analogen Bewerbung.

Beim Verschicken der Mail an potenzielle Arbeitgeber/innen mit den Dokumenten sollte man außerdem einen kurzen Absatz schreiben und auf die Bewerbungsunterlagen im Anhang verweisen. Denn eine E-Mail ganz ohne Text zu verschicken, könnte einen schlechten Eindruck hinterlassen. Wird kein Anschreiben gefordert, kann man stattdessen ein paar kurze Sätze zur Motivation und Eignung in der E-Mail verfassen. Ansonsten kommt das Anschreiben mit den restlichen Unterlagen in die PDF-Datei. Manchmal wird bei einer Onlinebewerbung nur eine Kurzbewerbung verlangt. Diese besteht aus Anschreiben und Lebenslauf, ohne Deckblatt, Motivationsschreiben und Zeugnissen.

Bewerbungsmappe – Checkliste

Beim Erstellen der Unterlagen für die persönliche Bewerbungsmappe gibt es sehr viele Möglichkeiten. Um dabei den Überblick zu behalten und in den Dokumenten auch die Etiketten sowie Standards einzuhalten, bieten sich Checklisten an. Für jeden Job, auf den man sich bewirbt, gibt es dabei bedeutende Unterschiede zu beachten, so beispielsweise was das Schreiben eines Lebenslaufs für Altenpfleger/innen angeht.

Mit einer Checkliste kann man sicherstellen, dass kein wichtiges Detail vergessen wurde, alle Dokumente vorhanden sind und die Bewerbung somit vollständig und fehlerfrei ist. Folgende Unterlagen sollte die Bewerbungsmappe beinhalten:

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Alle relevanten Zeugnisse und Zertifikate
• ggf. Deckblatt
• ggf. Motivationsschreiben

Vor dem Abschicken der Bewerbungsmappen sollten Bewerber/innen kontrollieren, dass die Dokumente in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind und die Bewerbungsmappe im Gesamten nicht mehr als zehn DIN A4 Seiten umfasst.

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