Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen motivierten, engagierten und selbständigen Personal Assistant (m/w/d) für das Office der Geschäftsleitung. In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Position trägst Du dazu bei, die Geschäftsführung effektiv zu unterstützen und den reibungslosen Ablauf des täglichen Geschäftsleitungs (GL)-Bürobetriebs sicherzustellen.
Dabei übernimmst Du sowohl organisatorisch-koordinative als auch administrative Aufgaben und trägst so maßgeblich zur Entlastung des Führungsteams bei. Deine Aufgaben umfassen schwerpunktmäßig:
Koordinative Tätigkeiten im GL Office:
- Administrative und teils fachliche Koordination der Aufgaben im Team
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des GL-Bürobetriebs in einem internationalen Umfeld
Vor- und Nachbereitung von Meetings und Gremien:
- Erstellung von Präsentationen, Protokollen, Dokumentationen und Statistiken in
Englisch und Deutsch
- Koordination und Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Supervisory
Board Meetings, Risk & Audit Committees sowie der jährlichen
Gesellschafterversammlung
Eventmanagement und Kommunikation:
- Mitverantwortung für Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
im In- und Ausland sowie von Kunden- und Betriebsveranstaltungen
- Gestaltung und Pflege der Außendarstellung der Airbus Bank, insbesondere auf der Airbus Bank Website
- Entwicklung von Branding-Inhalten in enger Kooperation mit dem Mutterkonzern
Airbus SE
Administrative Aufgaben und Sonderprojekte:
- Sicherstellung des effizienten Kalender- und Terminmanagements für das
Geschäftsführungsteam
- Budgetplanung und -überwachung sowie Rechnungs- und Vertragsprüfung
- Zusammenarbeit mit den leitenden Angestellten sowie Mitarbeit in Gesamtbank- und
fachbereichsübergreifenden Projekten und Themen
- Überprüfung und Abrechnung von Dienstreisen in der Geschäftsleitung
- Verantwortung für Prozesse und Arbeitsanweisungen
- Organisation und Pflege vertraulicher Managementablagen
- Übernahme von ad-hoc Anfragen und Sonderaufgaben mit wechselnden Anforderungen
