Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft legt mit seinen Entdeckungen von heute den Grundstein für die Medizin von morgen. An den Standorten in Berlin-Buch, Berlin-Mitte, Heidelberg und Mannheim arbeiten unsere Forschenden interdisziplinär zusammen, um die Komplexität unterschiedlicher Krankheiten auf Systemebene zu entschlüsseln – von Molekülen und Zellen über Organe bis hin zum gesamten Organismus. In wissenschaftlichen, klinischen und industriellen Partnerschaften sowie in globalen Netzwerken arbeiten wir gemeinsam daran, biologische Erkenntnisse in praxisnahe Anwendungen zu überführen – mit dem Ziel Frühindikatoren für Krankheiten zu identifizieren, personalisierte Behandlungen zu entwickeln und letztlich Krankheiten vorzubeugen. Das Max Delbrück Center wurde 1992 gegründet und vereint heute eine vielfältige Belegschaft mit 1.800 Menschen aus mehr als 70 Ländern. Wir werden zu 90 Prozent durch den Bund und zu 10 Prozent durch das Land Berlin finanziert.

Diese Position ist in drei Arbeitsgruppen am Max Delbrück Center angesiedelt. Die Aufgaben verteilen sich auf die AGs Forslund (50%), Izsvák (35%) und Klußmann (15%). Dies bietet eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen wissenschaftlichen Umfeld.
Wir suchen eine engagierte und kommunikationsstarke Person zur Unterstützung in der Wissenschaftsadministration und internationalen Koordination. Die Stelle umfasst vielseitige administrative, organisatorische und kommunikative Aufgaben in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld.

Ihre Aufgaben

Als zentraler Ansprechpartnerin sind Sie verantwortlich für die Kommunikation mit internationalen Partner*innen und Einrichtungen sowie die Betreuung internationaler Gäste in Berlin – von der Unterkunft bis zu Meetings und Vorträgen. Sie übernehmen das Verfassen und Korrekturlesen von Briefen und E-Mails (Deutsch/Englisch) und kümmern sich um Übersetzungen wissenschaftlicher Inhalte.
Darüber hinaus gestalten Sie aktiv die Website der Arbeitsgruppe, bereiten Vorträge und Seminare vor und koordinieren die Reiseplanung und -abrechnung gemäß dem Bundesreisekostengesetz. Die Koordination von Dienstleistern (z.B. Catering, Agenturen) gehört ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Betreuung neuer Mitarbeiter*innen und Gäste (Einarbeitung, Arbeitsplätze).
Sie verwalten Personalangelegenheiten, Kostenstellen und sind für die Terminkoordination der Arbeitsgruppenleitung zuständig. Zudem übernehmen Sie administrative Aufgaben wie Postverteilung und Dokumentenverwaltung und sind der erste Kontakt für eingehende Telefonate und Anfragen.

Ihr Profil

• abgeschlossene Ausbildung als Europassistent*in oder vergleichbare Qualifikation mit Erfahrung in Wissenschaftsadministration oder Büromanagement
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in der Kommunikation mit internationalen Partnern und Institutionen
• Organisationsgeschick und selbstständige Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Prozessen
• Reiseorganisation und Abrechnungen von Dienstreisen von Vorteil
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion

Ihre Benefits

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• einem sicheren Arbeitsplatz
• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung
• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist
• einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus
• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz