e-Rechnung: Pflicht ab 2025

Die Einführung der e-Rechnung soll ab 2025 verpflichtend werden. Sie stellt eine bedeutende Veränderung für Arztpraxen dar, insbesondere vor dem Hintergrund gesetzlicher Anforderungen und digitaler Transformation im Gesundheitswesen. Diese Technologie bietet nicht nur Effizienzgewinne durch automatisierte Prozesse, sondern auch die Chance, Kosten zu senken und die Nachhaltigkeit zu fördern.

Was ist eine e-Rechnung?

Eine e-Rechnung ist ein digital erstelltes und übermitteltes Rechnungsdokument im standardisierten elektronischen Format. Für Arztpraxen im deutschen Gesundheitssystem bietet sie erhebliche Vorteile: Sie steigert die Effizienz und spart Zeit durch reduzierten administrativen Aufwand bei Erstellung, Empfang und Archivierung. Automatisierte Datenverarbeitung minimiert Fehler, beschleunigt den Zahlungsprozess und senkt Druck- sowie Postgebühren. Die e-Rechnung fördert zudem Nachhaltigkeit durch geringeren Papierverbrauch und erfüllt rechtliche Vorgaben für die Abrechnung mit öffentlichen Krankenkassen, was insgesamt die Abläufe optimiert und die Servicequalität für Patienten verbessert.

e-Rechnung – Einführung

Die Einführung der e-Rechnung basiert auf einer Reihe von Gesetzesbeschlüssen aus den letzten Jahren:

• Die EU Richtlinie zu gemeinsamen Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften (Richtlinie 2010/45/EU)
• Das Steuervereinfachungsgesetz 2011
• Die EU Richtlinie zu elektronischer Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Richtlinie 2014/55/EU) mitsamt dem entsprechenden Gesetz zur Umsetzung in Deutschland
• Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung – ERechV)

Die endgültige Einführung wurde mit dem Wachstumschancengesetz 2023 beschlossen und tritt verpflichtend ab 1. Juli 2025 in Kraft.

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Was ändert sich in Arztpraxen?

Die Einführung der e-Rechnung betrifft Arztpraxen direkt doppelt, da sie sowohl von der B2B Rechnungsregelung betroffen sind, als auch von Rechnungen, die sie an ihre Patienten/-innen stellen (B2C).

Ein konkretes Beispiel für die Änderung durch die e-Rechnung in Arztpraxen ist die Bestellung von Impfstoffen. Früher musste das Praxispersonal die Rechnungen der Lieferanten manuell bearbeiten und in das Abrechnungssystem eingeben, was zeitaufwendig und fehleranfällig war. Mit der digitalen Rechnung wird die Rechnung digital übermittelt und automatisch ins System der Praxis eingebucht, wodurch der Prozess erheblich beschleunigt und Fehler bei der Datenverarbeitung vermieden werden.

Zunächst heißt die Einführung aber: Investition. Praxen benötigen neue Abrechnungssysteme oder brauchen ergänzende Programme für ihre Praxissoftware, die die Rechnungen entschlüsseln, aber auch erstellen können. Besonders wichtig sind dabei die Schnittstellen zur Kassenärztlichen Vereinigung für die Abrechnung, aber auch beispielsweise zu den Softwares der entsprechenden Steuerberatung.

e-Rechnung – Vorteile

Elektronische Rechnungen bieten Arztpraxen durch automatische Verarbeitung und digitale Archivierung erhebliche Vorteile. Sie reduziert den administrativen Aufwand, spart Kosten für Papier, Druck und Porto und minimiert Fehler bei der Abrechnung. Dies verbessert die Liquidität und erfüllt rechtliche Anforderungen, insbesondere bei der Abrechnung mit öffentlichen Krankenkassen. Patienten/-innen profitieren zunächst einmal indirekt. Für sie bedeutet dies eine schnellere Abwicklung ihrer Rechnungen und einen transparenteren Prozess. Zudem unterstützt die elektronische Rechnung eine nachhaltigere Praxisführung durch geringeren Papierverbrauch, was zum Umweltschutz beiträgt und die Servicequalität insgesamt verbessert.

e-Rechnung – Nachteile

Trotz der Vorteile birgt die e-Rechnung auch Nachteile für Praxispersonal und Patienten/-innen, wie initiale Kosten und Aufwand für die Umstellung auf neue Software und Schulungen. Ältere oder technikferne Patienten und Patientinnen könnten Schwierigkeiten mit den digitalen Prozessen haben, und es gibt Sicherheitsbedenken hinsichtlich Datenschutz und Cyberangriffen. Diese Herausforderungen erfordern sorgfältige Planung und Kommunikation, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

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e-Rechnung für Privatpatienten

Die e-Rechnung für Privatpatienten und Selbstzahlende funktioniert ähnlich wie für gesetzlich Versicherte, mit einigen Unterschieden. Die Arztpraxis stellt eine elektronische Rechnung über erbrachte Leistungen aus, die entweder direkt in der Praxis beglichen oder per Überweisung bezahlt wird. Privatversicherte können die e-Rechnung auch direkt an ihre Versicherung senden lassen.

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