Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Seit Oktober gibt es für krankgeschriebene Patientinnen und Patienten die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Die Ausstellung der bisher üblichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) auf Papier soll nach dem Terminservice- und Versorgungsgesetz ersetzt und von nun an verpflichtend elektronisch übermittelt werden. Versicherte müssen dann nicht mehr selbst ihre Krankenkasse und ihren Arbeitgeber über eine Arbeitsunfähigkeit informieren. Die eAU löst damit das als „gelber Schein“ bekannte Muster 1 ab. Bei fehlender notwendiger Technik gilt für Praxen eine Übergangsfrist bis 31. Dezember. Wir erklären die stufenweisen Übergangsregelungen und was Medizinische Fachangestellte sowie Ärztinnen und Ärzte über den Umgang mit der eAU wissen müssen.

eAU-Übergangsregelung in zwei Phasen

Die eAU wurde mit dem Ziel eingeführt, Bürokratie abzubauen, Papier zu sparen und Patienten als auch Praxen und die dort beschäftigten Medizinischen Fachangestellten zu entlasten. Sie folgt auf die Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) im Juli 2021. Bisher bestand die AU aus einem Original-Vordruck und drei Durchschlägen: Das Original erhielt die Krankenkasse vom Patienten, der je einen Durchschlag für sich behielt und einen weiteren seinem Arbeitgeber übergeben musste. Ein vierter verblieb in der Praxis. Durch die Neuregelung können Beschäftigte in Arztpraxen nun ökonomischer arbeiten. Praxen, in denen die technischen Voraussetzungen für die digitale Übermittlung zum 01. Oktober noch nicht vorliegen, können bis Ende 2021 weiterhin das alte Muster 1 nutzen.  Der Gesetzgeber hat für die Umstellung mehrere Schritte vorgesehen:

Phase 1: Elektronischer Versand der eAU an Krankenkassen

Seit ersten Oktober müssen Patienten dank der eAU ihre Krankmeldung nicht mehr selbst an die Krankenkasse übersenden. Die Praxen erledigen dies mit Hilfe eines E-Mail-Dienstes innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI), dem Dienst für Kommunikation in der Medizin (KIM). Die Software erkennt automatisch die richtige Krankenkasse und versendet dies nach Freigabe vom Arzt. Die Daten werden in der Praxissoftware gespeichert. Die Patienten haben weiterhin die Pflicht der Übergabe an den Arbeitgeber und bekommen zwei einfache Papierausdrucke (einen für die eigene Ablage). Diese erstellt der Arzt über das Praxisverwaltungssystem (PVS) und gibt sie dem Patienten unterschrieben mit.

Phase 2: Elektronischer Versand der eAU an Arbeitgeber

Ab 01. Juli 2022 wird auch die Weiterleitung der eAU an den Arbeitgeber nur noch digital erfolgen. Zuständig dafür sind dann die Krankenkassen. Vertragsärzte sind weiterhin verpflichtet, ihren Patienten eine AU-Bescheinigung auf Papier auszudrucken. Optional können Patienten auch einen unterschriebenen Ausdruck für den Arbeitgeber erhalten. In jedem Fall reicht dem Arbeitnehmer nun die Papierbescheinigung als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel, um das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit nachweisen zu können.

Technische Voraussetzungen zur Erstellung der eAU

Neben einem Anschluss an die TI benötigt die Arztpraxis zur Erstellung der eAU folgende Komponenten:

• Update der Praxissoftware zur Integration eines eAU-Moduls
• einen eingerichteten KIM-Dienst
• den elektronische Heilberufsausweis (eHBA) der 2. Generation für die qualifizierte elektronische Signatur
• E-Health-Kartenterminal
• Update des E-Health-Konnektors (abhängig von gewünschter Signaturmethode)
• Drucker

Erstellung der eAU – Wie geht´s?

Das Übermitteln der eAU an die Krankenkassen ist mit wenigen Klicks in der Praxissoftware über die TI erledigt. Auch wenn sich die Bezeichnung der Schaltflächen je nach Praxissoftware unterscheiden kann, ist der Ablauf grundsätzlich gleich:

• Ausfüllen: Die AU wie bisher in der Praxissoftware aufrufen und ausfüllen
• Erstellen: Über die Schaltfläche „Erstellen und Versenden“ wird die Signatur und der elektronische Versand der eAU vorbereitet
• Signieren per eHBA: Papier-Bescheinigung als auch eAU benötigen eine Unterschrift. Ab Juli 2022 müssen Ärzte den Papier-Ausdruck nur noch auf Wunsch des Patienten unterschreiben. Die digitale eAU muss in jedem Fall elektronisch rechtssicher signiert werden. Die im Gesundheitswesen dafür vorgesehene qualifizierte elektronische Signatur ist allerdings für die häufige Bearbeitung von AU-Bescheinigungen zu zeitaufwendig. Praxistauglicher sind daher die im folgenden Absatz näher beschriebene Stapelsignatur oder die Komfortsignatur.
• Versenden: Nach erfolgreicher Signatur die elektronische Übermittlung über den KIM-Dienst an die Krankenkasse starten
• Ausdrucken: Exemplare für den Patienten und den Arbeitgeber drucken und per Hand unterschreiben

Wenn die Signatur mit dem eHBA für den Arzt unverschuldet nicht möglich ist, kann man die eAU mit dem Praxisausweis signieren.

Stapelsignatur und Komfortsignatur

Bei der Stapelsignatur wird einmalig mit eHBA und PIN der gesamte der gesamte vorbereitete eDaten-Stapel signiert. Mit dem Verfahren der Komfortsignatur hingegen können mit dem eHBA und der zugehörigen PIN bis zu 250 Signaturen für einen bestimmten Zeitraum jeweils freigeben werden. Zur Signatur bedarf es dann lediglich der Bestätigung. Diese Variante empfiehlt die KBV, da Übermittlungsprobleme durch TI-Störungen sofort erkannt und umständliche Ersatzverfahren vermieden werden.

Ersatzverfahren bei technischen Problemen

Trotz mehrfacher Absicherung der TI gegen mögliche Störungen bei der Übermittlung der eAU können diese nie ganz ausgeschlossen werden. Je nach Störung lässt sich auf diesen Wegen sicherstellen, dass die Krankenkasse von der Krankschreibung erfährt:

• Bei unerwarteter Störung:
  Wenn der digitale Versand der eAU nicht möglich ist, werden die AU-Daten in der Praxissoftware gespeichert und entweder später je nach System erneut manuell oder automatisch zum Versenden aktiviert.
• Bei bekannter Störung:
  Wenn abzusehen ist, dass aufgrund einer Störung die eAU weder am Tag der Ausstellung als auch am kommenden Werktag elektronisch verschickt werden kann, erhält der Patient wie früher drei unterschriebene Ausdrucke und muss je ein Exemplar selbst bei Krankenkasse und Arbeitgeber abgeben.
• Bei verzögerter Entdeckung der Störung:
  Wird eine Störung der TI erst verspätet bemerkt und kann die eAU auch am nächsten Werktag nicht auf digitalem Weg an die Krankenkassen versendet werden, verschickt die Praxis auf postalischem Weg die Papierausfertigung an die zuständige Krankenkasse.

Die eAU bei Hausbesuchen

Da bei einem Hausbesuch noch keine Möglichkeit besteht, eine Verbindung zur TI herzustellen, kann hier zwischen zwei Vorgehen zur Ausstellung der eAU gewählt werden:

• Im PVS wird im Voraus ein Blanko-AU-Formular erstellt, dass beim Hausbesuch ausgefüllt, unterschrieben und dann direkt an den Patienten übergeben werden kann. Die Daten werden später in der Praxis in das PVS übertragen, signiert und via TI an die Krankenkasse gesendet.
• Alternativ kann die eAU nach dem Hausbesuch in der Praxis erstellt und die beiden Papierausfertigungen dem Patienten per Post zugeschickt werden. Die digitale Übermittlung an die Krankenkasse ist bis zum Ende des nachfolgenden Werktages möglich.

Weitere Besonderheiten im Umgang mit der eAU

• Krankenkassen sind nicht zur Ausstellung einer Empfangsbestätigung nach Erhalt einer eAU verpflichtet. Diese kann man aber nach elektronischem Versand anfordern. Sollte innerhalb von 24 Stunden nach Versenden keine Fehlermeldung vorliegen, gilt die Übermittlung der eAU auch ohne Bestätigung als erfolgreich zugestellt.
• Eine Stornierung der eAU ist innerhalb von fünf Werktagen nach Ausstellung möglich. Diese erfolgt über eine gesonderte KIM-Nachricht an die Krankenkasse.
• Die elektronische Versendung der AU ist nur bei gesetzlich Krankenversicherten möglich. Alle anderen Patienten erhalten weiterhin unterschriebene Ausdrucke für Krankenkasse, Arbeitgeber und sich selbst.

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