Sekretär/in: Ausbildung, Beruf und Gehalt

Nur wenige Berufsbilder weisen so ein vielfältiges Anforderungsprofil auf, wie das der/-s Sekretärs/-in. Durch die steigende Vernetzung gibt es in der Berufswelt immer mehr Schnittstellen, mehr Akteure und mehr Termine. Damit bei dieser Flut an Informationen und Verpflichtungen auch ja nichts auf der Strecke bleibt, ist dieser Beruf des/-r Empfangsmitarbeiters/-in nach wie vor sehr stark nachgefragt und bietet zudem gute Aufstiegschancen. In diesem Artikel gibt es alle wichtigen Fakten zu dem Berufsbild Sekretärin / Empfangsmitarbeiter mit genauen Informationen zu Ausbildung, Tätigkeiten und Gehalt.

Was macht ein/e Sekretär/in

Als Sekretär/in hat man es mit einer Vielzahl an Aufgaben aus den Bereichen Verwaltung, Organisation und Administration zu tun. Dabei muss man jedoch anmerken, dass der genaue Funktionsbereich sehr oft gar nicht so klar definiert ist, sondern je nach Position stark variieren kann. Vor allem als Sekretärin / Empfangsmitarbeiter im Gesundheitswesen steht meist die Korrespondenz mit Patienten/-innen, Krankenkassen und anderen Versorgungseinrichtungen im Vordergrund. Dazu kommen diverse Aufgaben, wie zum Beispiel Briefe, Gutachten und Protokolle nach ärztlichen Vorgaben zu verfassen oder Akten, Zahlungen und weitere Unterlagen zu verwalten.

Ist man im Sekretariat direkt jemanden in einer Führungsposition unterstellt, so kann sich die Tätigkeit auf individuelle Maßnahmen ausweiten. In solchen Fällen sollte man als Sekretär/in den/die eigene/n Chef/in so gut wie möglich entlasten. Das kann wiederum zum Beispiel in Form von Terminkoordination, Informationsbeschaffung, Postbearbeitung oder der Planung von Reisen oder Events erfolgen.

Da eingehende Anrufe und Nachrichten oftmals zuerst bei einer/-m Sekretär/in landen, kommt diesem Beruf auch eine gewisse repräsentative Wirkung zu, da man in dieser “Gatekeeper-Funktion” eine wichtige Anlaufstelle für Patienten/-innen, Kunden/-innen oder Partner/innen ist. Alles in allem handelt es sich hierbei also um einen anspruchsvollen sowie facettenreichen Beruf.

Sekretär/in Ausbildung – Übersicht

Generell muss man sagen, dass es keine wirklich einheitliche Ausbildung für das Berufsbild Sekretärin / Empfangsmitarbeiter gibt. Vielmehr müssen die notwendigen Kenntnisse hierfür innerhalb einer anderen Ausbildung erlernt werden. Geeignet für eine Bewerbung auf Jobs wären dahingehend etwa die Berufe Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Fachangestellte/r für Marketingkommunikation. Aber auch ein Quereinstieg mithilfe einer Weiterbildung (z. B. im Büromanagement) ist möglich und führt bei Erfolg in den BEruf.

Sekretär/in Ausbildung – Zugangsvoraussetzungen

Da es für Sekretäre/-innen keine einheitliche Ausbildungsstruktur gibt, lassen sich auch keine spezifischen Aussagen zu notwendigen Voraussetzungen treffen. Empfehlenswert wäre aber in jedem Fall ein Mittlerer Schulabschluss. Des Weiteren gibt es einige persönliche Qualifikationen und Eigenschaften, die für Sekretärin-Jobs bzw. Empfangsmitarbeiter von großer Wichtigkeit sind:

• sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• selbstständige und flexible Arbeitsweise
• sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement und Fähigkeiten zur Priorisierung
• hohe Dienstleistungsmentalität und Belastbarkeit
• verantwortungsvolle und strukturierte Arbeitsweise
• Durchsetzungsfähigkeit
• Zuverlässigkeit
• weitere Sprachkenntnisse (sofern Kontakt mit Personen aus dem Ausland besteht)

Sekretär/in Ausbildung – Inhalte und Dauer

Die Zeitspanne vom Ausbildungsbeginn bis zum Start in das Berufsleben als Sekretär/in kann sich je nach vorangegangenen Karriereweg sehr variabel gestalten. Mit einer Weiterbildung dauert der Erwerb entsprechender Qualifikationen einige Monate, während Ausbildungen (meist dual) zu passenden Berufen zwischen zwei und drei Jahren in Anspruch nehmen können. Teilweise lässt sich die Ausbildungszeit allerdings verkürzen, zum Beispiel, wenn man sehr gute Noten vorweisen kann.

Auch inhaltlich variieren die behandelten Themen. Insgesamt kann man aber einige Überthemen ausmachen, die im Anschluss einmal aufgelistet sind:

• Sekretariatskunde
• Briefgestaltung
• Textformulierung
• Protokollführung
• Rechtskunde
• Wirtschaftskunde
• Sozialkunde
• Gesprächsführung
• Maschinenschreiben
• Gesprächsführung
• Umgang mit Menschen
• Führungsmethoden
• Bewerbungspraxis
• EDV-Kenntnisse

Sekretär/in Ausbildung – Abschluss

In der Regel erfolgt der Abschluss der Aus-/ Weiterbildung zum/-r Sekretär/in durch eine Prüfung. Wie diese aber genau durchgeführt wird, unterscheidet sich je nach Ausbildungsort. Vor allem bei Weiterbildungen in diesem Bereich ist es jedoch ratsam, sich zuvor darüber zu informieren, ob man nach dem Abschluss ein IHK-Zertifikat erhält. Nur dann erhält die Weiterbildung auch bundesweite Anerkennung bei einem potenziellen Arbeitgeber.

Perspektiven nach der Ausbildung

Eine Ausbildung zum/-r Sekretär/in kann eine solide Grundlage für eine Karriere im Büro- und Verwaltungsbereich bieten. In fast jeder Branche ist dieses Berufsbild gefragt: sei es in der Industrie, im Handwerk oder eben im Gesundheitswesen.

Außerdem ermöglicht der Karriereweg als Sekretärin / Empfangsmitarbeiter oftmals auch einige Sprünge in höhere Positionen. Dies kann etwa durch einen Aufstieg in eine Führungsposition oder einen Wechsel in andere Abteilungen, zum Beispiel Marketing und PR, Verwaltung, Personalwesen (etwa Personalsachbearbeiter/in) erfolgen. Auch die Selbstständigkeit ist eine mögliche Perspektive in diesem Beruf: Als virtuelle Assistenz kann man beispielsweise administrative sowie organisatorische Aufgaben für verschiede Kunden/-innen übernehmen und koordinieren.

Sekretär/in – Gehalt während der Ausbildung

Eine Weiterbildung als Quereinsteiger/in zur/-m Sekretär/in wird in der Regeln nicht vergütet. Vielmehr fallen häufig für die Unterrichtsstunden selbst Kosten an. Absolviert man hingegen eine Ausbildung, so kann man meistens doch eine Bezahlung erwarten. Diese liegt je nach Art der Ausbildung und Lehrjahr ungefähr zwischen 500 und 1.000 Euro brutto pro Monat.

Sekretär/in – Gehalt im weiteren Berufsleben

Tendenziell lässt sich die Faustregel aufstellen, dass das Gehalt als Sekretärin oder Empfangsmitarbeiter von der Position und Stellung des/-r Chefs/-in abhängig ist, für den/die man Aufgaben übernimmt. Aber auch die Breite des persönlichen Verantwortungs- und Handlungsbereiches wirkt sich merklich auf das Gehalt aus. Als Berufseinsteiger/in liegt das Gehalt zwischen 2.250 und 2.830 Euro brutto pro Monat. In höheren beruflichen Positionen lassen sich diese Beträge aber noch deutlich steigern, wie in der folgenden Grafik dargestellt.

Sekretär/in – Aufgaben im Arbeitsalltag

Wie schon zu Beginn erwähnt, kann sich das Aufgabenspektrum als Sekretär/in sehr vielfältig gestalten. Nichtsdestotrotz gibt es für dieses Jobprofil einige Schlüsseltätigkeiten, die auch vor allem im Gesundheitswesen zum gewöhnlichen Arbeitsalltag gehören.

Chef/in entlasten

Führungspositionen im Gesundheitswesen, wie beispielweise Chefärzte/-innen in Krankenhäusern oder Vorstände von großen Pharmaunternehmen, haben oft einen sehr vollgepackten Terminkalender. Damit zwischen dieser Unmenge an Veranstaltungen und To-Dos auch nichts untergeht, wird die Koordination solcher Dinge oftmals von einer Sekretärin oder einem Empfangsmitarbeiter des Unternehmens übernommen. Dazu gehört es etwa, Dienstreisen inklusive Transportmittel und Unterkünften zu organisieren oder Termine und Meetings passend zu terminieren. Bei den konkreten Aufgaben zur Unterstützung kommt es auch auf die Unternehmensgröße an.

Korrespondenz

Vor allem im Gesundheitswesen gibt es viele Bereiche, die als Schnittstellen mehrerer verschiedener Dienstleister und Interessensgruppen fungieren. Beispielweise beschränkt sich der Besuch eines/-r Patienten/-in im Krankenhaus nicht nur auf diese beiden Akteure: Dazu kommen auch noch überweisende Ärzte/-innen, Krankenkassen, Versicherungen und weitere Personen. Damit bei der Kommunikation der unterschiedlichen Institutionen auch alles glatt läuft, ist man als Sekretärin / Empfangsmitarbeiter auch für eine reibungslose Abwicklung solcher Prozesse zuständig.

Sekretär/in / Empfangsmitarbeiter/in Stellenangebote

Verwaltung

Eine wichtige Eigenschaft als Sekretärin / Empfangsmitarbeiter ist sehr oft das schnelle Tippen am PC, denn in diesem Beruf wird meist viel geschrieben. Von Briefen und Gutachten, über Protokolle, Dienstpläne und Statistiken; der Großteil dieser Texte wird von einer/-m Sekretärin / Empfangsmitarbeiter verfasst. Auch wenn diese Schriftstücke im Regelfall nach ärztlichen Vorgaben erstellt werden, sind doch gute Sprach- und Rechtschreibkenntnisse von großer Relevanz.

Weitere Aufgaben

Ein Aspekt, der in diesem Beruf häufig übersehen wird, hat auch etwas mit der zuvor erwähnten Gatekeeper-Funktion zu tun. Da man meist den direkten Draht zu seinem/-r Vorgesetzten bildet, hat man dementsprechend Kontakt zu all den Menschen, die mit dieser Person beruflich zu tun haben. An dieser Stelle sind oftmals zwischenmenschliche Fähigkeiten gefragt. Während man zum Beispiel junge Mitarbeiter/innen vor einem Gespräch mit dem/-r Chef/in eher ermutigen muss, so kann es bei energischen Kollegen/-innen auch mal der Fall sein, dass diese erstmal beruhigt oder sogar in die Schranken gewiesen werden müssen, bevor die Audienz losgehen kann.

Sekretär/in – Weiterbildungsmöglichkeiten

Ist man schon im Allgemeinen als Sekretärin oder Sekretär tätig, so kann man sich auf diverse Gebiete spezialisieren. Ein Fachbereich mit Zukunftsaussichten ist beispielsweise die Weiterbildung im Sekretariat im Gesundheitswesen. Darüber hinaus gibt es viele Seminare, durch die man seine Fähigkeiten in spezifischen Bereichen schulen und ausbauen kann. Das wären zum Beispiel Seminare zu Korrespondenz, Bürotechnik, Textverarbeitung oder Projektmanagement.

Zudem bietet sich als mögliche Form der Weiterbildung auch ein Studium an, sofern eine Hochschulzugangsberechtigung vorliegt. Fächer, die in diesem Fall in Frage kommen, wären etwa Betriebswirtschaftslehre oder Verwaltungswissenschaften.

Sekretär/in – Arbeitszeiten

In der Regel arbeitet eine Sekretärin oder ein Empfangsmitarbeiter Vollzeit, das heißt 40 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeit kann jedoch je nach Arbeitsplatz variieren und ist bei der Jobsuche zu berücksichtigen. In einigen Unternehmen werden flexible Arbeitszeiten angeboten, bei denen die Mitarbeiter/innen ihre Arbeitszeit innerhalb bestimmter Grenzen selbst bestimmen können. Auch Arbeit in Teilzeit ist in diesem Job oft gut möglich.

Außerdem arbeiten Sekretärinnen / Empfangsmitarbeiter normalerweise während den üblichen Bürozeiten, sprich von Montag bis Freitag zwischen 8:00 Uhr und 18:00 Uhr. Es ist jedoch möglich, dass Überstunden anfallen oder, dass die Arbeitszeit aufgrund von Termindruck, Projekten oder speziellen Ereignissen, wie zum Beispiel Konferenzen oder Notfällen, erweitert wird.

Sekretär/in – Wo kann gearbeitet werden?

Da Sekretärinnen / Empfangsmitarbeiter in sehr vielen Branchen Deutschlands stark nachgefragt sind, hat man mit dieser Ausbildung beziehungsweise Qualifikation viele Möglichkeiten, wo man letztendlich arbeiten kann. Anbieten würden sich etwa im Gesundheitswesen Krankenhäuser, Arzt- und Zahnarztpraxen, Gesundheitszentren, Versicherungen oder Behörden. Daneben ist aber auch eine Anstellung in vielerlei andern Unternehmen diverser Branchen möglich.

Passende Stellenangebote für Sekretärinnen / Empfangsmitarbeiter

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